English version below.

DATENSCHUTZINFORMATION DEUTSCH

Stand: 20.02.2025

1. ALLGEMEINES

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten wir erheben, warum wir sie verarbeiten und welche Rechte Ihnen zustehen. Sie richtet sich an:

Besucher unserer Website und Interessenten (siehe Punkt 3.1)
Kunden (Admins), die unsere Software nutzen (siehe Punkt 3.2)
Arbeitnehmer*innen (Crew-Mitglieder), die über unsere Software erfasst werden (siehe Punkt 3.3)
Geschäftspartner und Lieferanten (siehe Punkt 3.4)
Bewerber (siehe Punkt 3.5)

2. WAS SIND PERSONENBEZOGENE DATEN?

Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf Personen beziehen, deren Identität identifiziert oder identifizierbar ist (zB Ihr Name, Kontaktdaten, Arbeitszeiten, Rechnungsdaten, IP-Adresse).

3. WIE WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN VERARBEITET?

3.1 Verarbeitung der Daten von Besuchern unserer Website und Interessenten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Website-Besuchern auf folgenden rechtlichen Grundlagen:

Zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO):

Sicherstellung des technischen Betriebs und der Sicherheit der Website
Verbesserung und Optimierung unseres Online-Angebots

Zur Bearbeitung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. a und b DSGVO), wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren.
Bei Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) für die Anmeldung zum Newsletter.

Automatische Erhebung von Daten („Server-Log-Files“)

Beim Besuch unserer Website werden automatisch folgende Daten erfasst:

IP-Adresse (anonymisiert)
Datum und Uhrzeit der Anfrage
Browsertyp und Betriebssystem
Domainname und Zugriffsstatus
Referrer-URL (Website, von der der Zugriff erfolgte)

Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Website korrekt anzuzeigen und deren Sicherheit zu gewährleisten.

Cookies & Tracking-Technologien

Wir setzen Cookies ein, um die Benutzerfreundlichkeit unserer Website zu gewährleisten.

Erforderliche Cookies:

Diese Cookies sind technisch notwendig, um grundlegende Funktionen der Website bereitzustellen.
Sie können nicht deaktiviert werden.

Analyse- und Tracking-Cookies (nicht personenbezogen):

Google Analytics:

Wir verwenden Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, um anonymisierte Nutzungsstatistiken zu erstellen.
Es werden keine personenbezogenen Daten gespeichert, da die IP-Adressen anonymisiert werden.
Die Verarbeitung erfolgt auf Basis unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) zur Verbesserung unserer Website.
Sie können Google Analytics über unsere Cookie-Einstellungen deaktivieren.
Weitere Informationen: Google Datenschutzerklärung.

Newsletter-Anmeldung (personenbezogene Daten)

Wenn Sie sich für unseren Newsletter anmelden, verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:

Ihre E-Mail-Adresse
(optional) Ihren Namen

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt auf Basis Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Ihre Einwilligung kann jederzeit über den „Abmelden“-Link in jeder E-Mail widerrufen werden.
Nach der Abmeldung werden Ihre Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht.

Für den Versand des Newsletters nutzen wir aktuell keinen externen Dienstleister, sondern versenden diese manuell.

Externe Dienste auf der Website

Google Maps & Google Fonts: Bereitstellung von Kartendiensten und Webfonts durch Google Ireland Limited.

Datenschutzrichtlinie: Google Privacy Policy
Opt-Out: Google Ads Einstellungen

Keine Social-Media-Plugins im Einsatz.

3.2 Verarbeitung der Daten von Kunden (Admins, Produktionsfirmen)

Wenn Sie unsere Software als Kunde nutzen, verarbeiten wir Ihre Daten:

Zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO):

Einrichtung eines Nutzerkontos
Verwaltung von Projekten und Crew-Daten zur Personalverwaltung und Lohnabrechnung
Abrechnung und Rechnungsstellung
Versand von E-Mails für Authentifizierungszwecke, wie Kontoerstellung oder Passwortzurücksetzung (über AWS Simple Email Service)

Zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO):

Steuer- und Aufbewahrungspflichten
Sozialversicherungsrechtliche Vorschriften

Datenkategorien:

E-Mail, Telefonnummer
Rechnungsadresse, Zahlungsinformationen
Nutzungsdaten innerhalb der Software: z.B. welches Projekt zuletzt geöffnet wurde (nicht für statistische Auswertung des Nutzerverhaltens)

Datenempfänger:

Hosting-Anbieter: Hetzner Online GmbH (Deutschland), für den Betrieb unserer Server
E-Mail-Dienst: Amazon Web Services (AWS SES), für den Versand von Authentifizierungs- und System-E-Mails
SMS-Dienst: Twilio Inc., für den Versand von Einladungs-SMS an Crew-Mitglieder
Zahlungsdienstleister: Stripe – wir speichern selbst keine Zahlungsdaten

3.3 Verarbeitung der Daten von Crew-Mitgliedern

Die Software wird von Crew-Mitgliedern genutzt, um die Personalverrechnung zu ermöglichen und die Arbeitszeiten zu erfassen.

Zwecke der Verarbeitung:

Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO):

Verwaltung von Arbeitszeiten und Vergütungen
Bereitstellung einer Plattform zur Zeiterfassung
Versand von Einladungs-SMS zur erstmaligen Anmeldung (über Twilio)

Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO):

Aufbewahrungspflichten für Steuer- und Sozialversicherungszwecke

Erfasste Daten:

Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (zur Identifikation und Kommunikation)
Arbeitszeiten, Pausen, Vergütung, Diätenbezug (zur Abrechnung)
Kommentar zu Arbeitszeiten (optional, z. B. zur Beschreibung des Zustandekommens von Überstunden)
Department & Position (zur Zuordnung und Anzeige im Kontaktbuch)
Dokumente (z. B. Reisepass oder Führerschein – für die Personalabrechnung zur Kontrolle der Richtigkeit der Daten)

Datenempfänger:

Hosting-Anbieter: Hetzner Online GmbH (Deutschland), für den Betrieb unserer Server
E-Mail-Dienst: Amazon Web Services (AWS SES), für den Versand von Authentifizierungs- und System-E-Mails
SMS-Dienst: Twilio Inc., für den Versand von Einladungs-SMS an Crew-Mitglieder

3.4 Verarbeitung der Daten von Geschäftspartnern und Lieferanten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Lieferanten und Geschäftspartnern:

Zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO):

Verwaltung von Lieferantenbeziehungen
Abwicklung von Zahlungen und Rechnungen

Zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Datenempfänger:

keine

3.5 Verarbeitung der Daten von Bewerbern

Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir Ihre Daten:

Zur Anbahnung eines Dienstverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Falls Sie in Evidenz gehalten werden möchten – Einwilligung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
Zur Erfüllung arbeitsrechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Löschung:

Bewerberdaten werden nach 7 Monaten gelöscht, falls kein Dienstverhältnis zustande kommt.

4. SPEICHERDAUER

Wir werden Ihre Daten so lange aufbewahren, als dies zur Erfüllung unserer vertraglichen bzw. gesetzlichen Verpflichtungen und zur Abwehr allfälliger Haftungsansprüche erforderlich ist.

5. DATENSICHERHEIT

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt durch entsprechende organisatorische und technische Vorkehrungen. Diese Vorkehrungen betreffen insbesondere den Schutz vor – ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig – Vernichtung, Verlust, Veränderung oder unbefugter Offenlegung von beziehungsweise unbefugtem Zugang zu personenbezogenen Daten, die übermittelt, gespeichert oder auf andere Weise verarbeitet wurden.

6. RECHTE DER BETROFFENEN PERSONEN

Sie haben das Recht auf Auskunft hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten (Art 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art 16 DSGVO) und Löschung Ihrer Daten (Art 17 DSGVO), auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten (Art 18 DSGVO), auf Mitteilung über die vorangeführten Verarbeitungen (Art 19 DSGVO). Sie können das Recht auf Datenübertragbarkeit geltend machen (Art 20 DSGVO) und einer Datenverarbeitung, die sich auf unser berechtigtes Interesses stützt (Art 21 DSGVO), widersprechen.

Sofern wir Ihre Daten auf Basis Ihrer Einwilligung verarbeiten, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit per Email an support@crewser.app oder postalisch zu widerrufen. Dadurch wird die Rechtmäßigkeit der bis zu diesem Zeitpunkt erfolgten Datenverarbeitung nicht beeinträchtigt (Art 7 Abs 3 DSGVO).

Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei der Österreichischen Datenschutzbehörde zu erheben oder bei einer anderen Datenschutz-Aufsichtsbehörde in der EU, insbesondere an Ihrem Aufenthalts- oder Arbeitsort.

Insoweit sich Änderungen Ihrer persönlichen Daten ergeben, ersuchen wir um Mitteilung.

Sollte es, trotz unserer Verpflichtung, Ihre Daten rechtmäßig zu verarbeiten, wider Erwarten zu einer Verletzung Ihres Rechtes auf rechtmäßige Verarbeitung Ihrer Daten kommen, setzen Sie sich bitte mit uns postalisch oder per E-Mail an support@crewser.app in Verbindung, damit wir über Ihre Bedenken erfahren und diese behandeln können.

Sollten Sie weitere Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten haben, können Sie sich gern direkt an uns per Email an support@crewser.app oder postalisch an Cinework Software GmbH, Weyringergasse 19/2/10, 1040 Wien, wenden.

7. AKTUALISIERUNG DER DATENSCHUTZINFORMATION

Durch die Weiterentwicklung unserer Website und unserer Angebote oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzinformation zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzinformation kann jederzeit auf der Website unter http://www.crewser.app/datenschutzerklaerung/ von Ihnen abgerufen werden.

8. KONTAKT

siehe Impressum

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PRIVACY POLICY (ENGLISH VERSION)

Last updated: 20.02.2025

1. GENERAL INFORMATION

This privacy policy describes which personal data we collect, why we process it, and what rights you have. It applies to:

Visitors to our website and interested parties (see section 3.1)
Customers (admins) who use our software (see section 3.2)
Employees (crew members) who are registered through our software (see section 3.3)
Business partners and suppliers (see section 3.4)
Applicants (see section 3.5)

2. WHAT IS PERSONAL DATA?

Personal data refers to information that relates to individuals whose identity is identified or identifiable (e.g., your name, contact details, working hours, billing data, IP address).

3. HOW IS YOUR PERSONAL DATA PROCESSED?

3.1 Processing of data from website visitors and interested parties

We process personal data of website visitors on the following legal grounds:

To protect our legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR):

Ensuring the technical operation and security of the website
Improving and optimizing our online services

To process inquiries (Art. 6(1)(a) and (b) GDPR) if you contact us via email or phone.
With your consent (Art. 6(1)(a) GDPR) for newsletter registration.

Automatic data collection (“Server log files”)
When visiting our website, the following data is automatically collected:

IP address (anonymized)
Date and time of request
Browser type and operating system
Domain name and access status
Referrer URL (website from which the access originated)

This data is technically required to properly display the website and ensure its security.

Cookies & Tracking Technologies
We use cookies to ensure the user-friendliness of our website.

Essential cookies:
These cookies are technically necessary to provide basic website functions.
They cannot be disabled.

Analytics and tracking cookies (non-personalized):
Google Analytics:
We use Google Analytics, a web analytics service from Google Ireland Limited, to generate anonymized usage statistics.
No personal data is stored, as IP addresses are anonymized.
Processing is based on our legitimate interest (Art. 6(1)(f) GDPR) to improve our website.
You can disable Google Analytics through our cookie settings.
Further information: Google Privacy Policy.

Newsletter registration (personal data processing)
If you sign up for our newsletter, we process the following personal data:

Your email address
(Optional) Your name

Legal basis: Processing is based on your consent (Art. 6(1)(a) GDPR).
You can withdraw your consent at any time via the "unsubscribe" link in each email.
After unsubscribing, your data will be deleted within 30 days.

We do not currently use an external service provider for newsletter distribution but send these manually.

External services on the website

Google Maps & Google Fonts: Provided by Google Ireland Limited for maps and web fonts.
- Privacy Policy: Google Privacy Policy
- Opt-out: Google Ads Settings
No social media plugins are used.

3.2 Processing of data from customers (admins, production companies)

If you use our software as a customer, we process your data:

For contract fulfillment (Art. 6(1)(b) GDPR):

Setting up a user account
Managing projects and crew data for personnel administration and payroll processing
Billing and invoicing
Sending emails for authentication purposes, such as account creation or password reset (via AWS Simple Email Service)

To fulfill legal obligations (Art. 6(1)(c) GDPR):

Tax and retention obligations
Social security regulations

Categories of data:

Email, phone number
Billing address, payment information
Usage data within the software (e.g., last opened project, not for statistical user behavior analysis)

Data recipients:

Hosting provider: Hetzner Online GmbH (Germany) for operating our servers
Email service: Amazon Web Services (AWS SES) for sending authentication and system emails
SMS service: Twilio Inc. for sending invitation SMS to crew members
Payment provider: Stripe – we do not store any payment data ourselves

3.3 Processing of data from crew members

The software is used by crew members for payroll processing and time tracking.

Purpose of processing:
Contract fulfillment (Art. 6(1)(b) GDPR):

Managing working hours and compensation
Providing a platform for time tracking
Sending invitation SMS for initial registration (via Twilio)

Legal obligation (Art. 6(1)(c) GDPR):

Retention obligations for tax and social security purposes

Data collected:

Name, email address, phone number (for identification and communication)
Working hours, breaks, compensation, per diem (for payroll processing)
Comments on working hours (optional, e.g., for describing overtime reasons)
Department & position (for assignment and display in the contact directory)
Documents (e.g., passport or driver's license – for payroll processing to verify data accuracy)

Data recipients:

Hosting provider: Hetzner Online GmbH (Germany) for operating our servers
Email service: Amazon Web Services (AWS SES) for sending authentication and system emails
SMS service: Twilio Inc. for sending invitation SMS to crew members

3.4 Processing of data from business partners and suppliers

We process personal data from suppliers and business partners:

For contract fulfillment (Art. 6(1)(b) GDPR):

Managing supplier relationships
Processing payments and invoices

To fulfill legal obligations (Art. 6(1)(c) GDPR).

Data recipients: None

3.5 Processing of data from applicants

If you apply for a position with us, we process your data:

For employment initiation (Art. 6(1)(b) GDPR).
If you wish to be kept on file – consent required (Art. 6(1)(a) GDPR).
To fulfill labor law obligations (Art. 6(1)(c) GDPR).

Data deletion:
Applicant data is deleted after 7 months if no employment relationship is established.

4. DATA RETENTION

We will retain your data as long as necessary to fulfill our contractual or legal obligations and to defend against potential liability claims.

5. DATA SECURITY

The protection of your personal data is ensured through appropriate organizational and technical measures.
These measures specifically safeguard against accidental or unlawful destruction, loss, alteration, unauthorized disclosure, or unauthorized access to personal data that has been transmitted, stored, or otherwise processed.

6. RIGHTS OF DATA SUBJECTS

You have the right to:

Access your personal data (Art. 15 GDPR)
Rectification (Art. 16 GDPR)
Deletion (Art. 17 GDPR)
Restriction of processing (Art. 18 GDPR)
Notification regarding processing (Art. 19 GDPR)
Data portability (Art. 20 GDPR)
Object to data processing based on our legitimate interest (Art. 21 GDPR)

If we process your data based on your consent, you can withdraw this consent at any time via email at support@crewser.app or by post.
The lawfulness of processing before withdrawal remains unaffected (Art. 7(3) GDPR).

You have the right to lodge a complaint with the Austrian Data Protection Authority or any other EU data protection supervisory authority, particularly in your place of residence or work.
If your personal data changes, please notify us.

For concerns, contact us at support@crewser.app or by post at:
Cinework Software GmbH, Weyringergasse 19/2/10, 1040 Vienna, Austria.

7. UPDATES TO THIS PRIVACY POLICY

Due to the development of our website and services or changes in legal or regulatory requirements, we may need to update this privacy policy.
The latest version is always available at www.crewser.app/datenschutzerklaerung.

8. CONTACT

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