English version below.

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) der Cinework Software GmbH für die Nutzung von crewser (B2B)

1. Geltungsbereich

1.1. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge, die zwischen der Cinework Software GmbH (nachfolgend "Anbieter") und Unternehmern (nachfolgend "Kunde") über die Nutzung der Software crewser abgeschlossen werden.

1.2. crewser wird als Software-as-a-Service (SaaS) angeboten und ist eine cloudbasierte Software zur Personalverwaltung und Zeiterfassung speziell für Film- und Medienprojekte. Die Nutzung der Software unterliegt diesen AGB sowie den ggf. gesondert vereinbarten Service Level Agreements (SLAs).

1.3. Abweichende AGB des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt diesen ausdrücklich schriftlich zu.

2. Vertragsabschluss & E-Commerce

2.1. Der Vertragsschluss erfolgt über das Online-Angebot des Anbieters oder in jeder rechtlich zulässigen Form.

2.2. Bei einem Online-Abschluss wird der Premium-Zugang sofort freigeschaltet. Die Zahlungsabwicklung erfolgt über Stripe, Inc., einen Drittanbieter für Online-Zahlungen. Es gelten zusätzlich die AGB und Datenschutzbestimmungen von Stripe. Der Kunde erhält einen Stripe-Zahlungslink per E-Mail, der innerhalb von 7 Tagen zu begleichen ist.

2.3. Bei einem schriftlichen Abschluss kann die Freischaltung der Premium-Funktionalität bis zu 5 Werktage dauern, da dieser Prozess manuell bearbeitet wird. Auf Wunsch ist auch die Bezahlung per Überweisung möglich. In diesem Fall erfolgt die Freischaltung erst nach dem Eingang der Zahlung.

2.4. Falls eine Zahlung fehlschlägt oder nicht innerhalb der Frist von 7 Tagen erfolgt, behält sich der Anbieter das Recht vor, den Premium-Zugang bis zur Begleichung der ausstehenden Zahlung zu sperren.

2.5. Bei einem Upgrade auf eine kostenpflichtige Version (z. B. von Gratis auf Premium) gilt eine 14-tägige Rückgabefrist. Die Rückgabe erfolgt per E-Mail und führt zur Rückerstattung der gezahlten Gebühren. Nach Ablauf der 14 Tage ist eine Rückerstattung ausgeschlossen.

 

3. Leistungen und Nutzung

3.1. Der Anbieter stellt die Software crewser in unterschiedlichen Leistungspaketen bereit:

• Gratis-Version: Ermöglicht die Nutzung aller Funktionen bis zu einer bestimmten Anzahl an Crew-Mitgliedern (Arbeitnehmern). Sobald diese Grenze erreicht ist, ist das Hinzufügen weiterer Crew-Mitglieder gesperrt.
• Projektlizenz: Berechtigt zur Nutzung aller Premium-Funktionen für ein bestimmtes Projekt und eine definierte Laufzeit. Die Lizenz endet automatisch, kann jedoch verlängert werden. Eine Kündigung vor Ablauf ist nicht möglich.
• Enterprise-Flatrate: Ermöglicht das Erstellen unbegrenzt vieler Premium-Projekte. Das Abonnement verlängert sich automatisch und kann monatlich gekündigt werden. Nach der Kündigung werden alle Projekte auf die Gratisversion zurückgestuft.

3.2. In allen genannten Varianten bleiben bestehende Daten sowie alle bisherigen Auswertungen und Berichte jederzeit abrufbar. Es können lediglich keine neuen Crewmitglieder mehr hinzugefügt werden.

3.3. Zugriffsberechtigunge: Unser System unterscheidet zwei Rollen mit unterschiedlichen Zugriffsrechten:

3.3.1 Administratoren (Admins)

Admins haben umfassende Rechte zur Verwaltung von Projekten, Nutzern und Zeiterfassungsdaten. Sie können:

• Neue Projekte erstellen und Crew-Mitglieder hinzufügen.
• Arbeitszeiten einsehen und verwalten.
• Berichte und Exporte abrufen.

Zur Nutzung des Services müssen Admins immer einen Account erstellen.

3.3.2 Crew-Mitglieder (Workers)

Crew-Mitglieder können ausschließlich ihre eigenen Daten und Arbeitszeiten erfassen und verwalten. Sie haben:

• Keinen Zugriff auf administrative Funktionen oder die Daten anderer Nutzer.
• Ihren Zugang über einen personalisierten Link per SMS (Token-User).
• Eingeschränkte Rechte als Token-User, mit Zugriff auf nur ein einziges zugeordnetes Projekt.

3.3.2.1 Optionale Accounterstellung:
Crew-Mitglieder haben die Möglichkeit, einen eigenen Account zu erstellen. Sobald dies geschieht, kann das Projekt nur noch über den Account und nicht mehr über den Token-Link aufgerufen werden. Ein Account bietet zusätzliche Funktionen, wie das Anzeigen und Verwalten mehrerer Projekte.

3.3.2.2 Sicherheitsregelungen für Token-User

• Der personalisierte Token-Link darf nicht weitergegeben oder mit Dritten geteilt werden.
• Falls der Link weitergeleitet und von unbefugten Personen genutzt wird, übernimmt der Anbieter keine Haftung.
• Bei Missbrauch kann der Anbieter den Zugriff für diesen Nutzer sperren. In einem solchen Fall ist der Support zu kontaktieren.

4. Missbrauch & Sperrung von Nutzern

4.1. Der Anbieter behält sich das Recht vor, Benutzerkonten oder E-Mail-Adressen zu sperren, wenn ein Missbrauch der Plattform festgestellt wird.

4.2. Missbrauch liegt insbesondere vor bei:

  - Verstoß gegen gesetzliche Bestimmungen oder diese AGB,

  - Manipulation der Software,

  - Missbräuchlicher Nutzung der Plattform für unzulässige oder schädliche Aktivitäten,

  - Verdacht auf betrügerische Handlungen,

  - Einladung von Personen in die Anwendung ohne deren vorherige ausdrückliche Zustimmung,

4.3. Die Sperrung kann temporär oder dauerhaft erfolgen. Der Anbieter ist nicht verpflichtet, den Zugang wiederherzustellen.

5. Sicherheit & Datenschutz

5.1. Der Anbieter gewährleistet angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Manipulation.

5.2 Der Anbieter nutzt die Server-Infrastruktur der Hetzner Online GmbH als Hosting-Partner. Die Server befinden sich innerhalb der EU und unterliegen den geltenden Datenschutzbestimmungen. Ergänzend gelten die Bestimmungen der Hetzner AGB.

5.3 Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt nach dem aktuellen Stand der Technik.

5.4. Verantwortlichkeit für Datenaufbewahrung

• Die Verantwortung für die Aufbewahrung und Löschung personenbezogener Daten liegt ausschließlich beim Kunden.
• Falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, ist der Kunde für deren Einhaltung verantwortlich.

5.5. Nutzung anonymisierter Daten

• Der Anbieter kann anonymisierte oder aggregierte Daten zur Software-Verbesserung oder für statistische Zwecke nutzen, sofern keine Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich sind.

6. Individuelle Softwareentwicklung

6.1. Der Kunde kann die Entwicklung individueller Zusatzfunktionen beauftragen. Diese Funktionen werden gesondert in Rechnung gestellt und sind nicht Bestandteil der regulären SaaS-Leistungen.

6.2. Der Anbieter behält sich das Recht vor, individuell entwickelte Funktionen in die Standardsoftware zu übernehmen. Falls nicht anders vereinbart, verbleiben die Rechte an individuell entwickelten Funktionen beim Anbieter. Der Kunde erhält ein nicht-exklusives Nutzungsrecht für die beauftragte Funktion. Der Anbieter kann die Funktion für andere Kunden weiterentwickeln oder modifizieren.

6.3. Nach Abnahme durch den Kunden sind Anpassungen oder Fehlerbehebungen nur im Rahmen einer separaten Support- oder Wartungsvereinbarung möglich. Falls keine solche Vereinbarung besteht, werden erforderliche Anpassungen oder Fehlerbehebungen nach tatsächlichem Aufwand zu einem marktüblichen Stundensatz abgerechnet.

6.4. Der Kunde stellt dem Anbieter alle erforderlichen Informationen, Daten und gegebenenfalls Zugangsdaten zur Verfügung, die für die Entwicklung der individuellen Funktion erforderlich sind. Verzögerungen, die durch fehlende oder unvollständige Angaben des Kunden entstehen, gehen nicht zulasten des Anbieters.

7. Störungen und Wartungen

7.1. Der Anbieter stellt sicher, dass Crewser im Rahmen der technischen Möglichkeiten fehlerfrei funktioniert. Bei Störungen oder technischen Problemen verpflichtet sich der Anbieter, diese so schnell wie möglich zu beheben. Ein Anspruch auf eine spezifische Reaktionszeit besteht jedoch nicht.

7.2. Wartungsarbeiten, die eine längere Nichtverfügbarkeit der Software zur Folge haben, werden mindestens 48 Stunden vorher angekündigt. Der Anbieter bemüht sich, Wartungsarbeiten bevorzugt außerhalb der Hauptnutzungszeiten durchzuführen.

8. Haftungsausschluss

8.1. Der Anbieter haftet nicht für indirekte Schäden, entgangenen Gewinn oder Datenverluste, die durch die Nutzung oder Nichtverfügbarkeit der Software entstehen.

8.2. Der Kunde ist selbst für die Sicherung seiner Daten verantwortlich und sollte regelmäßig eigene Backups erstellen. Verstößt der Kunde gegen die AGB oder nutzt Crewser missbräuchlich, übernimmt der Anbieter keinerlei Haftung für daraus resultierende Schäden.

8.3. Der Anbieter stellt sicher, dass die vom Nutzer eingegebenen Zeiterfassungsdaten (z. B. Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausenzeiten, Kommentare) korrekt gespeichert und angezeigt werden. Für sämtliche darauf basierenden Berechnungen, insbesondere hinsichtlich Überstunden, Nachtzuschlägen, Spesen oder anderer lohnrelevanter Faktoren, übernimmt der Anbieter jedoch keine Haftung. Da gesetzliche und tarifliche Vorgaben, insbesondere Kollektivverträge, regelmäßig angepasst werden und je nach Branche, Region oder individuellen Vereinbarungen unterschiedlich sein können, liegt es in der Verantwortung des Kunden, die korrekte Berechnung und Anwendung dieser Regelungen sicherzustellen. Der Anbieter garantiert keine Richtigkeit oder Aktualität der Berechnungen und haftet nicht für daraus resultierende Abweichungen, Nachforderungen oder sonstige Ansprüche.

9. Änderungsvorbehalte

Der Anbieter behält sich das Recht vor, diese AGB jederzeit zu ändern oder zu ergänzen, sofern dies aus rechtlichen, wirtschaftlichen oder technischen Gründen erforderlich ist. Änderungen werden dem Kunden in Textform (z. B. per E-Mail oder über die Plattform) mit einer angemessenen Frist vor Inkrafttreten mitgeteilt. Widerspricht der Kunde der Änderung nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Mitteilung, gilt die Änderung als akzeptiert. Der Anbieter wird den Kunden in der Änderungsmitteilung auf das Widerspruchsrecht und die Folgen eines unterlassenen Widerspruchs gesondert hinweisen.

10. Schlussbestimmungen

10.1. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

10.2. Auf diesen Vertrag ist ausschließlich österreichisches Recht anwendbar.

10.3. Erfüllungsort und Gerichtsstand ist der Sitz der Cinework Software GmbH

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Terms and Conditions (T&C) of Cinework Software GmbH for the use of crewser (B2B)

1. Scope of Application

1.1. These Terms and Conditions (T&C) apply to all contracts concluded between Cinework Software GmbH (hereinafter referred to as the "Provider") and business customers (hereinafter referred to as the "Customer") regarding the use of the crewser software.

1.2. crewser is offered as Software-as-a-Service (SaaS) and is a cloud-based software for personnel management and time tracking, specifically for film and media projects. The use of the software is subject to these T&C as well as any separately agreed Service Level Agreements (SLAs).

1.3. Deviating terms and conditions of the Customer shall not become part of the contract unless the Provider explicitly agrees to them in writing.

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2. Contract Conclusion & E-Commerce

2.1. The contract is concluded via the online offering of the Provider or in any legally permissible form.

2.2. In the case of an online contract, premium access is activated immediately. Payment processing is handled via Stripe, Inc., a third-party online payment provider. The terms and privacy policies of Stripe also apply. The Customer will receive a Stripe payment link via email, which must be settled within 7 days.

2.3. For a written contract, the activation of premium functionality may take up to 5 business days, as this process is handled manually. Upon request, payment by bank transfer is also possible. In this case, activation will only take place after the payment has been received.

2.4. If a payment fails or is not made within the 7-day period, the Provider reserves the right to suspend premium access until the outstanding payment has been settled.

2.5. When upgrading to a paid version (e.g., from free to premium), a 14-day refund period applies. The refund must be requested via email, and the paid fees will be reimbursed. After the 14-day period, a refund is no longer possible.

3. Services and Usage

3.1. The Provider offers the crewser software in different service packages:

• Free Version: Allows the use of all features up to a certain number of crew members (employees). Once this limit is reached, adding further crew members is blocked.
• Project License: Grants access to all premium features for a specific project and a defined duration. The license expires automatically but can be renewed. Early termination is not possible.
• Enterprise Flat Rate: Allows the creation of unlimited premium projects. The subscription renews automatically and can be canceled on a monthly basis. After cancellation, all projects revert to the free version.

3.2. In all the mentioned versions, existing data, as well as all past evaluations and reports, remain accessible at all times. However, no new crew members can be added.

3.3. Access Rights: Our system distinguishes between two roles with different access permissions:

3.3.1 Administrators (Admins)
Admins have comprehensive rights to manage projects, users, and time-tracking data. They can:

• Create new projects and add crew members.
• View and manage working hours.
• Retrieve reports and exports.

To use the service, Admins must always create an account.

3.3.2 Crew Members (Workers)
Crew members can only record and manage their own data and working hours. They have:

• No access to administrative functions or other users’ data.
• Access via a personalized link sent via SMS (Token-User).
• Limited rights as Token-Users, with access restricted to a single assigned project.

3.3.2.1 Optional Account Creation:
Crew members have the option to create their own account. Once this is done, the project can only be accessed through the account and no longer via the token link. An account provides additional features, such as the ability to view and manage multiple projects.

3.3.2.2 Security Rules for Token-Users:

• The personalized token link must not be shared or forwarded to third parties.
• If the link is forwarded and used by unauthorized persons, the Provider assumes no liability.
• In case of misuse, the Provider may revoke access for the affected user. In such cases, customer support should be contacted.

4. Abuse & Suspension of Users

4.1. The Provider reserves the right to suspend user accounts or email addresses if platform abuse is detected.

4.2. Abuse includes, in particular:

• Violations of legal regulations or these T&C,
• Manipulation of the software,
• Unauthorized or harmful use of the platform,
• Suspicion of fraudulent activity,
• Inviting individuals to the platform without their explicit prior consent.

4.3. Suspension may be temporary or permanent. The Provider is not obliged to restore access.

5. Security & Data Protection

5.1. The Provider ensures appropriate technical and organizational measures to protect personal data from unauthorized access, loss, or manipulation.

5.2. The Provider uses the server infrastructure of Hetzner Online GmbH as a hosting partner. The servers are located within the EU and comply with applicable data protection regulations. The terms of Hetzner’s General Terms and Conditions also apply.

5.3. Data transmission is encrypted according to the latest technical standards.

5.4. Responsibility for Data Storage:

• The Customer is solely responsible for storing and deleting personal data.
• If legal retention obligations exist, the Customer is responsible for ensuring compliance with them.

5.5. Use of Anonymized Data:

• The Provider may use anonymized or aggregated data to improve the software or for statistical purposes, provided that no conclusions about individuals can be drawn.

6. Custom Software Development

6.1. The Customer may request the development of custom additional features. These features will be billed separately and are not part of the standard SaaS services.

6.2. The Provider reserves the right to incorporate custom-developed features into the standard software. Unless otherwise agreed, the rights to custom-developed features remain with the Provider. The Customer receives a non-exclusive right to use the requested feature. The Provider may further develop or modify the feature for other customers.

6.3. Once accepted by the Customer, adjustments or bug fixes are only possible under a separate support or maintenance agreement. If no such agreement exists, required adjustments or bug fixes will be billed at an industry-standard hourly rate based on actual effort.

6.4. The Customer must provide the Provider with all necessary information, data, and access credentials required for the development of the custom feature. Delays due to missing or incomplete information from the Customer are not the responsibility of the Provider.

7. Disruptions & Maintenance

7.1. The Provider ensures that crewser operates correctly within the scope of technical possibilities. In the event of disruptions or technical issues, the Provider commits to resolving them as quickly as possible. However, there is no entitlement to a specific response time.

7.2. Maintenance work that may result in extended unavailability of the software will be announced at least 48 hours in advance. The Provider strives to carry out maintenance outside of peak usage times whenever possible.

8. Disclaimer of Liability

8.1. The Provider is not liable for indirect damages, lost profits, or data losses resulting from the use or unavailability of the software.

8.2. The Customer is responsible for backing up their own data regularly. If the Customer violates these T&C or misuses crewser, the Provider assumes no liability for any resulting damages.

8.3. The Provider ensures that the user-entered time tracking data (e.g., work start, work end, break times, comments) is correctly stored and displayed. However, the Provider does not assume liability for any resulting calculations, particularly in regard to overtime, night surcharges, per diems, or other payroll-relevant factors. Since legal and tariff regulations—especially collective agreements—are subject to periodic changes and can vary by industry, region, or individual agreements, it is the Customer’s responsibility to ensure the correct calculation and application of these regulations. The Provider does not guarantee the accuracy or up-to-date nature of the calculations and is not liable for any resulting discrepancies, additional claims, or other legal demands. 

9. Right to Amend Terms

9.1. The Provider reserves the right to amend or supplement these T&C at any time, provided this is necessary for legal, economic, or technical reasons.

9.2. Changes will be communicated to the Customer in text form (e.g., by email or via the platform) within a reasonable period before they take effect.

9.3. If the Customer does not object to the changes within 30 days of receiving the notification, the amendments shall be deemed accepted.

9.4. The Provider will explicitly inform the Customer in the amendment notice about their right to object and the consequences of failing to object.

10. Final Provisions

10.1. Should individual provisions of these T&C be or become invalid, the validity of the remaining provisions shall remain unaffected.

10.2. Applicable Law: This contract shall be governed exclusively by Austrian law.

10.3. Place of Fulfillment & Jurisdiction: The place of fulfillment and exclusive jurisdiction is the registered office of Cinework Software GmbH, unless mandatory legal provisions dictate otherwise.